Schnittstellen und Synergien schaffen: Umsetzung der Digitalisierung in Kommunen stockend
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(Landkreis) Die Kommunen sollen digitaler werden – bis 2023 sollen rund 600 Leistungen digital für den Bürger verfügbar sein.

Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) verpflichtet in erster Linie Bund und Länder, ihre Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Doch in der Umsetzung in den einzelnen Kommunen tun sich immer häufiger Schwierigkeiten auf, eine realistische Umsetzung aller Leistungen als digitales Angebot bis zum Stichtag bleibt eine große Herausforderung, die nicht alle zur Gänze erfüllen werden.

Obernkirchen steht in Sachen Digitalisierung „am Anfang“

Obernkirchens Bürgermeisterin Dörte Worm-Kressin sagt deutlich, dass Obernkirchen in Sachen Digitalisierung noch am Anfang stehe. Digitale Verwaltung bedeute für sie, möglichst viele Behördengänge für möglichst viele Menschen digital zugänglich zu machen. „Von der Digitalisierung der Verwaltung sollten alle Beteiligten profitieren, Anträge können online effizienter und weniger fehleranfällig gestaltet werden, die Auffindbarkeit von Formularen und Ansprechpersonen über Behördengrenzen hinweg klappt über Suchfunktionen besser. Das spart letztendlich Zeit und Ressourcen auf allen Seiten, macht Verwaltung bürgernäher und „verschlankt“ bürokratische Prozesse“, so die Bürgermeisterin.

Obernkirchens Bürgermeisterin Dörte Worm-Kressin.

„Neben der Digitalisierung von rund 575 Verwaltungsleistungen auf Bundes-, Länder-, und kommunaler Ebene muss eine entsprechende IT-Infrastruktur geschaffen werden, die so aufgestellt sein muss, dass jeder Nutzende mit wenigen Klicks Zugriff auf die Leistungen der Verwaltung erreicht. Im Vordergrund muss also stehen, dass die Nutzung anwenderfreundlich ist – klar, einfach, verständlich und direkt. Wir werden als Kommune bei der Software mit dem Landkreis Schaumburg kooperieren. Hier versprechen wir uns Synergien, die den Datenaustausch und Verfahrensprozesse auch interkommunal verschlanken und direkter möglich machen“, erläutert Worm-Kressin.

Im Moment biete die Kommune vor Ort die Online-Terminvergabe an. Das Anmeldeverfahren für die Kinderbetreuung könne ebenfalls digital genutzt werden. Und mit dem Standesamt beteilige sich Obernkirchen aktuell an einem Pilotprojekt.

„Letztendlich kommt es darauf an, dass das OZG wirklich dazu führt, dass BürgerInnen und Verwaltung direkter miteinander kommunizieren, dass sich Bürokratie verschlankt und dass BürgerInnen und Verwaltung die einzelnen Verfahren bestmöglich begleiten. Wir wollen effizienter und bürgernäher werden, das heißt, dass Digitalisierung helfen kann, aber die BürgerInnen auch mitnehmen muss. Wichtig ist uns, dass durch die Digitalisierung die Bürgernähe nicht verloren geht, dass wir uns weiter als Dienstleisterin für unsere BürgerInnen verstehen und auch für den direkten Austausch ansprechbar bleiben“, konstatiert Worm-Kressin.

Samtgemeinde Eilsen plant noch in diesem Jahr ein Serviceportal

Die Samtgemeinde Eilsen plant noch in diesem Jahr den Launch eines kreisweiten Serviceportals, welches es den Bürgern ermöglichen soll Verwaltungsleistungen digital zu beantragen, zu bezahlen und zu empfangen. Viele Anliegen können dann zukünftig bequem von Zuhause aus erledigt werden.

So wird es möglich sein, Meldebescheinigungen, Geburtsurkunden und Briefwahlunterlagen online zu beantragen, Termine online zu buchen oder auch die Anmeldung einer Veranstaltung, oder eines Gewerbes online vorzunehmen.
„Auch an der anschließenden medienbruchfreien Weiterbearbeitung innerhalb des Rathauses wird mit Hochdruck gearbeitet. Hierzu zählt die Einführung von Schnittstellen zu bestehenden Fachverfahren und der Umstieg auf eine papierlose Akte. Ziel ist es, den Bürgern (sofern sie es wünschen) den Gang ins Rathaus zu ersparen, sowie Verwaltungsabläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen“, erklärt Samtgemeindebürgermeister Hartmut Krause.

Eilsens Samtgemeindebürgermeister Hartmut Krause.

Basis für dieses Projekt ist eine bundesweite Kooperation zwischen den Ländern, dem Bund und den Kommunen zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. So werden beispielsweise einzelne Onlinedienste, welche auf Kommunalebene Einsatz finden werden, als so genannte EfA Dienste (Einer für Alle Dienste) von den Bundesländern entwickelt und zu Verfügung gestellt. „Hintergrundgedanke dabei ist, dass man verhindern möchte, dass Kompetenzen gebunden werden, um ein und dieselbe Leistung mehrfach zu entwickeln. Auch wird es für Dienste, welche auf Landesebene (noch) nicht zur Verfügung gestellt werden können, die Möglichkeit geben, innerhalb der kreisweiten Kooperation von den Fortschritten der anderen Kommunen zu partizipieren“, erläutert Krause. So soll es möglich sein, dass selbsterstellte Online-Formulare mit anderen Kommunen des Landkreises ausgetauscht werden können.

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„Eine der größten Hürden sehen wir zum jetzigen Zeitpunkt bei der Softwarelandschaft der Länder und Kommunen. Aufgrund einer Vielzahl von verschiedenen Fachverfahren in einer jeden Behörde gestaltet es sich sehr schwierig alles untereinander kompatibel zu machen. Oft müssen erst Standards und Schnittstellen entwickelt werden. Leider ist bereits jetzt absehbar, dass auch mit Launch des Serviceportals bei weitem nicht alle zu digitalisierenden Verwaltungsleistungen zur Verfügung stehen werden. Ziel ist es daher, sich zunächst auf die von Bürgern am meisten eingeforderten Leistungen zu konzentrieren und das Serviceportal nach und nach weiter auszubauen. Es handelt sich daher aus unserer Sicht auch nicht um ein Projekt, welches bis zum Tag X abgeschlossen sein wird, sondern vielmehr um einen laufenden Prozess, welcher sich ständig an die Bedürfnisse unserer Bürger und die Erfordernisse dieser Zeit anpasst“, stellt Krause heraus.

Bückeburg: Digitale Transformation wird zu entscheidendem Hebel

Auch die Stadt Bückeburg beschäftigt sich seit längerer Zeit mit der Digitalisierung und hat eine Arbeitsgruppe aus Beschäftigten der verschiedenen Fachgebiete gebildet. Aufgaben und Bereiche werden priorisiert, um die für die Digitalisierung relevanten Vorgaben aus dem OZG umzusetzen. Der Fachbereichsleiter 2, Bernd Meier wurde zum Digitalisierungsbeauftragten bestellt.

„Die Bürgerinnen und Bürger können momentan über die Webseite der Stadt unter anderem das Bürgerkonto aufrufen. Es richtet sich an diejenigen, die Gebühren oder Steuern an die Stadt Bückeburg zahlen. Anstehende Zahlungstermine können eingesehen werden; ausgeglichene und offene Forderungen werden übersichtlich dargestellt. Ebenfalls können Steuerbescheide nachgedruckt werden“, informiert Bürgermeister Axel Wohlgemuth. Zudem können Änderungen vorgeben werden, entweder direkt über das Portal oder mit Hilfe des Kontaktformulars, welches gleich an die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gesendet wird.

„Das Bürgerkonto ist ein kleiner Teil der eingesetzten Portallösung „OpenR@thaus“. Es ist in naher Zukunft geplant, OpenR@thaus um zusätzliche Angebote zu erweitern. Hierüber werden als Dienstleistungen Formularserver (BUS), Dienstleistungen aus den Bereichen Meldewesen (Einwohnermeldeauskunft), Gewerbewesen (Gewerbeauskunft, Gewerbemeldungen), Bauwesen (Onlinebauantrag) ausgewiesen. Vorbereitend ist bereits 2020 im Einwohnermeldewesen ein aktuelles Produkt getauscht worden, welches in der Lage ist, zukünftig Onlinedienste zur Verfügung zu stellen“, erklärt Wohlgemuth.

Bückeburgs Bürgermeister Axel Wohlgemuth.

Im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit mit dem Landkreis Schaumburg sei 2022 geplant, das Gewerbewesen ebenfalls zu aktualisieren, um die Basis für die Bereitstellung im Open R@thaus zu erfüllen. Die digitale Rats- und Gremienarbeit sei bereits umgesetzt worden, ebenfalls die Annahme der E-Rechnung und Rechnungsworkflow. „Die Digitalisierung stellt an die Verwaltung finanzielle, personelle und zeitlich erhebliche Anforderungen. Die Vorgaben des Datenschutzes und die bürokratischen gesetzlichen Vorgaben sind einzuhalten“, so Wohlgemuth.

„Eine digitale Verwaltung bietet zukünftig allen Handelnden der örtlichen Gemeinschaft wie Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen, Vereinen bestimmte Vorteile. Anträge sollen beispielsweise unabhängig von Ort und Zeit gestellt werden können. Leistungen können einfacher und schneller bezogen werden. Aber auch die Verwaltung selbst profitiert von der Verwaltungsdigitalisierung. Die digitale Transformation wird insbesondere vor dem Hintergrund des demografischen Wandels und des mit diesem einhergehenden Fachkräftemangel zu einem entscheidenden Hebel“, konstatiert der Bürgermeister.

Der gemeinsamen Abstimmung und interkommunalen Zusammenarbeit komme an dieser Stelle eine größere Bedeutung zu. Dennoch: „Die zeitlichen Vorgaben des OZG werden nach heutigem Stand von allen Ebenen nicht vollständig erfüllt werden können, da unter anderem die entsprechenden Voraussetzungen auch von Landesseite bisher nicht in Gänze geschaffen wurden. Dessen ungeachtet ist das OZG mit seinen zeitlichen Vorgaben gut und wichtig, um auch im Vergleich zu anderen Ländern in diesem Bereich aufzuholen“, stellt Axel Wohlgemuth fest.

(Text & Foto: Nadine Hartmann)

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