Stadthagen zieht Start der digitalen Rechnungsbearbeitung vor
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(Stadthagen) Die Stadtverwaltung Stadthagen bearbeitet ihre Rechnungen seit einer Woche digital. Die MitarbeiterInnen der Buchhaltung können deshalb seit einer Woche im Home-Office arbeiten und so die rechtzeitige Bezahlung der Rechnungen auch in der jetzigen Krisensituation sicherstellen.

Ursprünglich war der Echtbetrieb der digitalen Rechnungsbearbeitung erst im kommenden Monat vorgesehen. Die vorzeitige Umstellung ist erfolgt, um Nachteile für die Wirtschaft durch krankheitsbedingte Ausfälle städtischer MitarbeiterInnen zu vermeiden.

Lieferanten und Dienstleister können ihre Rechnungen an die E-Mail Adresse rechnung@stadthagen.de senden. Hierbei kann es sich auch gerne um E-Rechnungen in den Standardformaten X-Rechnung und ZUGFeRD 2.0 handeln.

Die Stadtverwaltung Stadthagen hat am 16. März 2020 vor dem Hintergrund der Corona-Krise und allen damit verbundenen Einschnitten einen großen Schritt in Richtung Zukunft unternommen und vorzeitig das Rechnungswesen digitalisiert.

Vorbereitet wurde dieses Vorhaben bereits seit Mitte 2019. Anfang Februar wurden dann die MitarbeiterInnen geschult und seitdem liefen die ersten Tests. Der Umstieg auf den Echtbetrieb sollte ursprünglich im April erfolgen, um so die gesetzliche Vorgabe, E-Rechnungen ab dem 18.04.2020 zu empfangen und digital bearbeiten zu können, zu erfüllen. Die Entwicklung der Corona Pandemie hat diese Planung überholt. MitarbeiterInnen aus der Buchhaltung und der Stadtkasse mussten, wie viele andere Stadthäger BürgerInnen auch, unerwartet ihre Kinder zu Hause betreuen.

Um jedoch die rechtzeitige Bezahlung der Rechnungen auch in dieser Krisensituation sicherzustellen und Nachteile für die hiesigen Handwerksbetriebe und die Wirtschaft zu vermeiden, wurde innerhalb weniger Tage die Möglichkeit zur Arbeit im Home-Office geschaffen. Test beenden und Echtbetrieb starten, so lautete die Entscheidung.

Eingehende Rechnungen in Papierform werden nun zentral gescannt und der digitalen Rechnungsbearbeitung zugeführt. Über die Finanzsoftware wird dann ein Rechnungsworkflow gestartet, der alle bisher notwendigen Schritte von der Rechnungserfassung bis zur Auszahlung komplett digital ermöglicht.

Neben der Papierrechnung können auch digitalisierte Rechnungen im klassischen PDF-Format, als auch elektronische Rechnungen, sogenannte E-Rechnungen, in den Standardformaten X-Rechnung und ZUGFeRD 2.0 verarbeitet werden.

Lieferanten und Dienstleister bittet die Stadt Stadthagen, wo immer möglich, auf Papier zu verzichten und Rechnungen digital als PDF oder besser als E-Rechnung an die zentrale E-Mail-Adresse rechnung@stadthagen.de zu schicken. (pr)

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